2. rész | Mitől lesz egy egyórás értekezlet pontosan 60 perces?

"Úgy terveztük, hogy...de úgyis elhúzódik."

Mikor ezt hallom tényleg égnek áll a hajam. Megértem, ha egy ilyen meetingre nem esik jól bemenni. A legtöbb embernek, akivel beszélek általános tapasztalata, hogy egyszer csak elkezdődik egy sodródás és a találkozó csak nyúlik és nyúlik. Ezt a jelenséget egyetlen vezető sem ártó szándékkal idézi elő. Ha te is tartasz értekezletet valószínűleg úgy éled meg, hogy mindez a résztvevők miatt történik. Mindig van, aki késik, aki sokat beszél, aki értetlenkedik, aki a végén bedob még egy napirenden kívüli témát. Mit tehetsz, hogy ne így legyen?

1. Készíts egy jó tervet, pontosabban egy papíron jól működő forgatókönyvet! Ez percre pontosan tartalmazza, hogy mikor mi történik. Úgy készíted ezt a tervet, hogy kiszámolod pontosan,hogy az adott létszám mellett hány napirendi pontot tudtok végigvenni és hogyan. Ezt most itt nem részletezem.
2. Attól, hogy a terv papíron működik, a valóságban nem megy magától. Te tudsz gondoskodni róla, hogy betartsd és betartasd másokkal is. Kényelmetlen, mert nem tudsz a témával foglalkozni, amikor azon stresszelsz, hogy ne felejtsd el kiosztani a szerepeket, mindenki tartsa az időket, amikor bátorságot gyűjtesz, hogy valóban félbeszakítsd a szószátyárokat, vagy amikor koncentrálsz, hogy egyértelműen fogalmazd meg a következő lépést. Pedig itt van a kutya elásva. Nem elég az elején szépen megegyezni, hogy így és úgy legyen...az összes alkalommal közbe kell avatkozni, amikor nem az történik, amiről megállapodtatok az elején.
3. Most gondolhatod, hogy nincs kedved az egészhez, nem akarod ezt a szerepet, nem szeretnél ezután vezényelni, akkor inkább csúsztok kicsit. A jó hír, hogy a heti operatív értekezletek hétről hétre hasonlítanak egymáshoz, a forgatókönyv ismételhető, tehát a csapat könnyen rátanul erre a helyzetre és értékelni fogja, hogy kiszámítható és biztos környezetet teremtesz a közös munkához. Egyre kevesebb erőfeszítéssel teszed ezt hétről-hétre és katalizálod a csapatmunkát.

Ha érdekel, hogy milyen tervezési eszközt és kommunikációs protokollt érdemes használni, hogyan tudsz kevéssé dominánsan de annál támogatóbban összetartani egy ilyen helyzetet, iratkozz fel itt és  kövesd a blogot. Legyen Élmény az értekezlet!