A jó értekezletvezető, avagy így tarts nekünk jó értekezletet! – hasznos gondolatok, tanácsok a másik oldalról…

hogy az értekezlet nekünk, a résztvevőknek (is) élmény legyen!

Ugye tudod, hogy drámai következményei lehetnek annak, ha már az első 10 percben nyilvánvalóvá válik a résztvevők számára, hogy teljesen fölösleges, sőt összezavaró események és tények tömkelegévé válik egy megbeszélés?

Nem vagyok szakértő, de tudatosan szeretém jól szervezni a munkanapjaimat és szeretnék eredményeket hajtani a munkahelyemen. Olyan sok cikket olvastam és láttam már, ami motivált vezetőknek szól… De mi van akkor, ha egy vezető nem jól motivált, nem tökéletes az önismerete, vagy csak el van tévedve? Miből is lehetne legtöbbet tanulni, mint a visszaigazolásokból?!

Hát, most itt van! Így látjuk, mi kisemberek az értekezleteket, amiket ti nagyemberek nekünk hétről-hétre tartotok! Ha nem akartok a zombik gyülekezetének vezetőjévé válni, akkor érdemes elgondolkozzatok néhány meglátásunkon! Szerintem ez a top5+1 legfontosabb szabály, aminek betartása segíthet abban, hogy értekezlethelyzeteink túléljék a kezdeti perceket és betartásuk lehetőséget adjon arra, hogy eredményes időtöltésként éljük meg a meetingeket.

Nr.1.

Legyél felkészült! Akármire is készülsz, akármi is motivál, amikor egy értekezletet összehívsz vagy csak résztveszel rajta, legyen hozzá közöd! Szánj rá időt, hogy átgondolod: miért hívtad össze, miért vagy jelen, milyen eredményeket szeretnél kinyerni az értekezletből! Nagyon fontos, hogy vezetőként nem hátrány, ha értesz a témához, amiben értekezel. Ne egy maratoni megbeszélésen próbáld a munkatársak, azaz a mi tudásunkat és energiánkat elszívni! Ezért, ne rabold mások drága idejét! Ez a saját feladatod!

Nr.2.

Készíts konkrét értekezlet tervet! Akármilyen feleslegesnek is tűnik egy napirend gyors összepattintása, annyira hasznos. Ha nincs napirended, nem tudod tartani az időt. Te szeretnél olyan megbeszélésen résztevenni, aminek azt sem tudod, hogy mikor van vége? Rá tudnál szánni a drága napodból kitudja mennyi időt egy “Na, akkor nézzük meg ma hol tartunk” értekezletre? Volt már benne részed? Nekem igen, alig vártam, hogy szabadulhassak. Őrülten unalmas volt. Maximum annyi haszonnal, hogy egy frappáns kis napi bevásárlólistát azért sikerült összehoznom fejben… Próbáld tartani a napirendet nagyobb kalandozások nélkül, ne ess abba a hibába, hogy mindent ugyanabban a 45 percben akarsz megoldani, megválaszoltatni velünk! Nem azt mondom, hogy ne foglalkozz a menetközben felmerülő résztémákkal, hanem inkább azt javaslom, hogy jegyezd fel azokat és jelezd nekünk, hogy vissza fogsz térni a felmerülő kérdésekre (és valóban térj is vissza ezekre!).

Nr.3.

Kerüld a személyeskedést! Ha részben van elképzelésed arról, hogy mi mit is csinálunk munkaidőben, vagy hallasz ezt-azt a napi életünkkel kapcsolatban, akkor azt soha ne hozd be a megbeszélésedre! Ha valakinek nem vagy megelégedve a munkájával, akkor azt első körben intézd személyesen, de semmiképpen ne a többiek előtt! Hogy miért? Mert nem a 80as években vagyunk egy csúnya szoci általános iskolai világban, ahol a demoralizálás alapvető motiváló és fegyelmező eszköznek számított. Tedd fel magadnak a kérdést: le szeretnéd nyomni az embereidet, mint egy rajzszöget, hiszen teher alatt nő a pálma, vagy megpróbálsz utánajárni annak, hogy hol tartanak, mi akadályozza őket és hogyan tudnád őket segíteni abban, hogy kihozzák magukból a maximumot? Ez utóbbi időigényes, de hosszútávon jó kis befektetés a hatékony eredmények elérésére.

Nr.4.

Figyelj a figyelemre! Mivel az emberi agy (így a miénk is ) képtelen hosszú ideig a maximális koncentrációra, ezért úgy készülj fel egy fontos és várhatóan terjedelmesebb értekezletre, hogy átgondolod előre, mivel fogod a figyelmünket fenntartani,milyen eszközöket fogsz használni! Olyat válassz, ami leginkább illik hozzád és a témádhoz/témáidhoz is. Ha nincs elég rutinod, akkor készíts egy “puskát”, legyen egy Print&Do elsősegélykártyád, amit bármikor előkapsz és tudatosan formálsz ránk, a csapatodra! Lehet, hogy elsőre kikerekedik a pupillánk, ha játszol velünk valamit 30 perc után, de hidd el, a szokatlan helyzeteknél jobban megvisel minket az unalom! Ha azt gondolod, hogy totális elmebetegnek fogunk tartani azért, mert bedobsz egy-két jégtörőt, hát tévedsz! Mondjuk nem árt, ha a személyiségedhez illő eszközök közül válogatsz…

Nr.5.

Maradj önmagad, nem kell tökéletesnek lenned! Ha bajban vagy, ne ijedj be, ne játszd a tökéletest! Legyél inkább felkészült, keresd a lehetőségeket, inspirálódj szakemberektől és mindig, minden helyzetet, konfliktust, problémát kezelj a helyén, reagálj le! A legrosszabb, amit tehetsz, hogy nem beszélsz velünk ezekről a dolgokról! Ne adj okot nekünk a folyosói pusmusra, se magaddal, se más csoporttaggal kapcsolatban!!! Egy unalmas értekezlet után, mi képesek vagyunk ezen csámcsogni órákat, ahelyett, hogy a munkába vetnénk magunkat! Nehogy azt hidd, hogy a közszégyen a legjobb csapatformáló eszköz! Talán ideig – óráig. De téged nem fogunk jobban tisztelni! A tökéletes vezetőre mi, ugyanis felnézünk szakmailag és emberileg is és teljes euforiában szállítjunk neki az eredményeket!

BONUS+1

Legyen egyértelmű a feladatunk és hagyd, hogy prezentáljuk a munkánkat! Legyen egyértelmű a feladatunk és hagyd, hogy prezentáljuk a munkánkat! Ne feledd! Nem attól leszel jó értekezletvezető, hogy lépten nyomon azt sugallod nekünk, hogy übermens vagy! A kollégáid a bázisköveid. Ha mi nem szállítjuk neked az eredményeket, akkor te sem tudsz mit felmutatni. Éppen ezért legyél REÁLISAN képben! Add egyértelműen mindenki tudtára, hogy mi a feladata egy-egy projektben, meddig tart a hatásköre és hol kezdődik a többié! Csak olyan eredményt kérj számon, amit feladatnak adtál ki! Sőt, engedj teret annak, hogy magunk prezentálhassuk, amit elértünk! Ez sokat segít a kommunikációs kompetenciáink fejlesztésében, nem beszélve arról, hogy önbizalmat növel és ezáltal tökéletes motiváló eszköz is a hatékony munka folyatatására.

Szóval, igazából “csak” arra kérünk téged, hogy legyél a főhősünk, ne a főellenségünk! Szerintünk az értekezletvezés is egy speciális szelete az üzleti kultúrának. Ezt csak attól, olyan forrásokból tudod megtanulni, ami tapasztalat orientált, szakmailag kifogástalan. A személyes felkészültséged nekünk sokat számít! Ha jól akarod csinálni (márpedig miért ne akarnád), akkor figyelj néha ránk, kérj tőlünk visszajelzést! Mindig örömmel adjuk, nem ciki, nem leszel tőle “gyenge jellem”.

Bármilyen hihetetlen: fontos nekünk, hogy lássuk, keresed a lehetőségeket, fejlődni akarsz, kísérletezel! Úgyhogy, vállald a tanulást s azt, hogy a legtöbbet akarod kihozni a csoportodból! Ha számunkra tiszta, hogy számít a véleményünk, és az, hogy te önmagadhoz hű ember maradsz, akkor valóban lehozzuk neked a csillagokat az égről!

(kép forrása: Pinterest)